Kan per e-mail een overeenkomst gesloten of ontbonden worden?

Is een e-mail rechtsgeldig?
De e-mail is als communicatiemiddel niet meer weg te denken en heeft de “papieren post” met zijn brieven en enveloppen sterk teruggedrongen.

Maar is een e-mail ook rechtsgeldig?

Het antwoord daarop is: ja, tenzij.

Zo kan met e-emailbericht een overeenkomt worden gesloten. In het Burgerlijk Wetboek staat namelijk dat het sluiten van overeenkomsten niet aan een bepaalde juridische vorm is gebonden. Deze is dus met andere woorden vormvrij. Stel u stuurt aan mij een e-mail dat u uw (mij bekende) auto wilt verkopen voor € 12.000,= en ik accepteer uw aanbod eveneens per e-mail, dan hebben we samen een perfecte koopovereenkomst gesloten.

Het “tenzij” zit hem in de uitzondering die in een overeenkomst of in de wet staat over de vorm. Zo moeten woningen en aandelen bijvoorbeeld via een notariële akte geleverd worden. Dat kun dus niet per e-mail.

Behalve het sluiten van overeenkomsten kunnen ook andere rechtshandelingen per email worden verricht, zoals een aanmaning versturen, het mededelen dat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet wordt verlengd (aanzegging) of het stuiten van een lopende verjaringstermijn.

Het ontbinden van een overeenkomst kan eveneens per e-mail (de “ja,tenzij”-regel). Daarover ging het in de uitspraak van de Rechtbank Rotterdam van 14 april 2021 (ECLI:NL:RBROT:2021:3429).

Ontbinden van koopovereenkomst via de e-mail
In deze uitspraak hebben de koper en de verkoper op 16 mei 2017 een koopovereenkomst gesloten waarbij een appartementsrecht is verkocht. Het verkochte is echter nooit geleverd. Al op het moment van het sluiten van de koopovereenkomst rustten er op het verkochte meerdere (conservatoire en executoriale) beslagen.

In artikel 15 van de koopovereenkomst stond:

“1. Deze overeenkomst zal, door verkoper kunnen worden ontbonden, indien hij het verkochte niet vrij van beslagen, hypotheken en van inschrijvingen daarvan, aan koper zal kunnen leveren. Op vervulling van deze voorwaarde kan slechts verkoper zich beroepen. Dit beroep moet geschieden door middel van een schriftelijke mededeling aan de notaris.”

Op 23 januari 2018 heeft de verkoper de koopovereenkomst ontbonden via een e-mail aan de notaris. Deze e-mail luidde:

“Geachte,
Hierbij ontbind ik de koopovereenkomst op basis van de ontbindende voorwaarde zoals in de overeenkomst gesteld, beslaglegger(s) geven geen ruimte voor overdracht, m.b.t. [adres].
Onder reserve van alle rechten en weren.”

De notaris heeft deze e-mail vervolgens nog dezelfde dag doorgestuurd aan de koper. De koper stelt echter dat zij deze e-mail van de notaris nooit gezien heeft. Daarmee ontstaat er tussen partijen dus een discussie over de vraag of met de e-mail de ontbindende voorwaarde rechtsgeldig is ingeroepen en in het verlengde daarvan of de verkoper schadeplichtig is nu de koopovereenkomst niet wordt nagekomen (€ 30.000,=).

Wat beslist de rechter?

Schriftelijkheidseis
De koper heeft aangevoerd dat de ontbindingsverklaring per e-mail niet kan worden beschouwd als een schriftelijke mededeling in de zin van artikel 15 van de koopovereenkomst omdat het een e-mail is en geen brief.

Daar is de rechter het niet mee eens. Aan de schriftelijkheidseis is namelijk geen nadere invulling gegeven, bijvoorbeeld door voor te schrijven dat alleen bij (aangetekende) brief zou kunnen worden ontbonden. Het standpunt van de koper dat met een e-mail niet aan de schriftelijkheidseis zou zijn voldaan, dan ook geen steun in de wet of de jurisprudentie. Met andere woorden: de “tenzij-situatie” doet zich hier niet voor.

Daarnaast is het van belang of de e-mail de ontvanger heeft bereikt.

Bereiken ontvanger
De koper heeft gesteld dat zij de e-mail nooit heeft gezien. Ook dat standpunt wordt door de rechter afgewezen. Artikel 15 van de koopovereenkomst schrijft voor dat de schriftelijke mededeling aan de notaris moet worden gedaan. Dat is hier gebeurd. De notaris heeft daarna de door hem ontvangen e-mail eveneens per e-mail nog dezelfde dag doorgestuurd naar de koper.

Daarom doet de stelling van de koper dat zij de e-mail nooit eerder heeft gezien ook niet ter zake. Bepalend is dat de mededeling op de in de koopovereenkomst voorgeschreven wijze aan de notaris is gedaan en door de notaris, gezien zijn e-mail van eveneens 23 januari 2018 aan de koper, ook is ontvangen. Daardoor heeft de verkoper de koopovereenkomst rechtsgeldig ontbonden.

Het weten waard
Na het lezen van deze uitspraak is het goed om duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop een overeenkomst ontbonden kan worden. Kan dat per e-mail of kan dat alleen door middel van een deurwaardersexploot of (aangetekende) brief? En aan wie moet dat bericht gericht zijn?

Daarnaast moet voorkomen worden dat de verzender van het bericht in bewijsnood komt. In deze procedure heeft de koper zich op het standpunt gesteld dat zij de e-mail nooit eerder gezien had. Misschien is deze in de spam terecht gekomen of per ongeluk voor het lezen al verwijderd. Zorg daarom bij versturing per e-mail naast een ontvangstbevestiging ook voor een leesbevestiging.

Een alternatief is het om zekerheidshalve nog even contact met de wederpartij op te nemen. Heeft u mijn bericht ontvangen? Moeten er nog verdere (werk)afspraken worden gemaakt in het kader van de afwikkeling van de overeenkomst? Of: jammer, dat de deal niks is geworden, maar ik vond het contact met u in ieder geval prettig. Wordt dat ook nog een keer bevestigd, dan is er niet langer sprake van één standalone e-mail, maar wordt deze breder ingekaderd. Daarmee kan de bewijsnood dat dat ene e-mailtje nooit ontvangen is, worden voorkomen. Dat bredere inkaderen kan uiteraard ook na het versturen van een (aangetekende) brief.