Klokkenluidersregeling

1. Algemeen

1.1 Klokkenluidersregeling

FSV Accountants + Adviseurs B.V. (FSV) hecht veel waarde aan een goede klokkenluidersregeling. Klachten zijn signalen die serieus genomen moeten worden. Zowel inhoudelijk als de wijze waarop daar procedureel mee omgegaan wordt.

Werkgevers die in de regel ten minste 50 werknemers hebben, zijn verplicht een klokkenluidersregeling vast te stellen (voor bepaalde werkgevers geldt deze verplichting ongeacht het aantal werknemers). Deze regeling dient een aantal verplichte elementen te bevatten. Zo moet in de regeling onder meer worden opgenomen op welke wijze met interne meldingen wordt omgegaan, wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand, bij welke functionaris de misstand gemeld kan worden, dat de werkgever een melding desgevraagd vertrouwelijk zal behandelen en dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen.

Tevens moet de werkgever informatie verstrekken over de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand extern gemeld mag worden. De klokkenluidersregeling moet door de ondernemingsraad worden goedgekeurd.

1.2 Definities

In deze regeling worden de volgende definities gehanteerd:

1.2.1 Bevoegde autoriteit

De bevoegde autoriteiten als bedoeld in art. 2c Wet bescherming klokkenluider1, te weten: de Autoriteit Consument en Markt; de Autoriteit Financiële Markten; de Autoriteit Persoonsgegevens; De Nederlandsche Bank N.V.; het Huis voor Klokkenluiders als bedoeld in art. 3 Wet bescherming klokkenluiders; de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd; de Nederlandse Zorgautoriteit; de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming en eventueel nader bij AMvB aan te wijzen organisaties en bestuursorganen.

1.2.2 Maatschappelijk belang

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen van de melder raakt en sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

1.2.3 Melder

Een natuurlijk persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.

1.2.4 Melding

Melding van een vermoeden van een misstand.

1.2.5 Misstand²

Een misstand is, hetzij een schending of gevaar voor Schending van het Unierecht, dan wel een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is:

• door een schending of gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels van de werkgever (welke regels een concrete verplichting inhouden en op grond van een wettelijk voorschrift zijn vastgesteld door de werkgever) of

• die een gevaar vormt voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, de aantasting van het milieu of het goed functioneren van de onderneming van de werkgever; of ii) een schending of gevaar voor schending van het EU-recht.

¹ Verwezen wordt naar de website van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties https://www.wetbeschermingklokkenluiders.nl/

² Zie https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/onderzoek-door-het-huis

1.2.6 Schending van het Unierecht

Een handeling of nalatigheid die of

• onrechtmatig is en betrekking heeft op EU-handelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van EU-richtlijn 2019/1937 bedoelde materiele toepassingsgebied vallen, of die
• het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van EU-richtlijn 2019/1937 bedoelde materiële toepassingsgebied

1.2.7 Vermoeden van een misstand

Het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand, voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.

1.2.8 Werkgerelateerde context

Toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden melden;

1.2.9 Werkgever

FSV Accountants + Adviseurs B.V.

1.2.10 Werknemer

Degene die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht of degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht (bijv. stagiairs, zelfstandigen zonder personeel, partners, bestuurders, toezichthouders) voor werkgever.

1.2.11 Vertrouwensperso(o)n(en)

Persoon die als aanspreekpunt optreedt voor werknemers die geconfronteerd worden of zijn met ongewenst gedrag en hen ondersteunt en begeleidt. Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk functionaris binnen de organisatie van de werkgever.

Werkgever kent de volgende vertrouwensperso(o)n(en):

2. Het doen van een melding

• Iedere melder die een vermoeden van een misstand heeft, kan dat vermoeden op de hieronder vermelde wijze melden3 bij de werkgever.
• Melden kan bij een vertrouwenspersoon van werkgever wij noemen die hieronder ‘de onafhankelijk functionaris’ via bovengenoemde e-mailadres(sen) en/of telefoonnummer(s) van de betreffende functionaris(sen)].
• Indien de melder een redelijk vermoeden heeft en hij het vermoeden kenbaar maakt dat de onafhankelijk functionaris bij de vermoede misstand is betrokken, wordt de melding niet bij de onafhankelijk functionaris gedaan, maar bij de compliance officer drs. G. van Grootheest RA. Hij is te bereiken via telefoonnummer: 088 900 5301 of email adres: g.v.grootheest@fsv.nl.
• Een melding kan worden gedaan: per brief, per e-mail, telefonisch, via een spraakberichtsysteem aan genoemde functionaris(sen), of door middel van een gesprek, op verzoek en binnen een door de functionaris te bepalen redelijke termijn, op een nader te bepalen locatie met genoemde pers(o)on(en).
• De melder dient bij de melding een (privé) woon- en/of (privé) e-mailadres en telefoonnummer te verstrekken waarop de melder via post en/of e-mail en telefonisch bereikbaar is in het kader van de melding.
• Het vermoeden van een misstand moet zijn gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de werkgever heeft opgedaan of die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie die werkzaamheden voor of ten behoeve van de werkgever uitvoert.
• De melder verstrekt bij de melding zo veel mogelijk de informatie waarover hij in dat verband

³ https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/wet-en-regelgeving

3. Eventueel vertrouwelijk advies

Iedereen die een vermoeden van een misstand heeft, kan daarover in vertrouwen advies inwinnen (raadplegen en verzoeken om bijvoorbeeld informatie, overleg en ondersteuning). Vertrouwelijk advies inwinnen kan bij de vertrouwenspersoon, andere onafhankelijke functionaris of compliance officer.

4. Behandeling van de melding

1. De melding wordt bij de ontvangst opgenomen in een daarvoor ingericht
2. De melding wordt onderzocht en opgevolgd onafhankelijk
3. Als de melding mondeling (al dan niet in een daartoe ingepland overleg) wordt gedaan, wordt door de onafhankelijk functionaris hetzij een schriftelijk verslag van het overleg gemaakt, hetzij een opname gemaakt van het overleg. Voor een opname van het overleg is voorafgaande instemming van de melder nodig. De melder wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren op een eventuele schriftelijke weergave van het overleg.
4. De ontvangst van de melding wordt uiterlijk binnen zeven dagen na de ontvangst bevestigd aan de melder, door toezending van een schriftelijke bevestiging aan het door de melder verstrekte (privé) woon- of e-mailadres. De ontvangstbevestiging bevat bij voorkeur een zakelijke beschrijving van de melding en een afschrift van de melding of van de schriftelijke weergave van de melding indien die mondeling is gedaan.
5. Tenzij de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand, wordt de melding onderzocht door een of meer perso(o)n(en) die niet direct betrokken is/zijn geweest bij de gemelde feiten.
6. Indien de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand, wordt de melder daarover schriftelijk geïnformeerd, met toelichting van die vaststelling.
7. De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, wordt geïnformeerd over de melding, tenzij de werkgever dat niet in het belang acht van het onderzoek.
8. Binnen ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan de melder informatie verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding.
9. De perso(o)n(en) op wie de melding betrekking heeft, wordt/worden ten minste gelijktijdig als de melder op grond van punt 8 geïnformeerd over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding.

5. Geheimhouding

Iedereen binnen de werkgever die betrokken is bij een melding of bij het onderzoek naar een vermoeden van een misstand, en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van deze wet de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen: gegevens over de identiteit van de melder en van de identiteit van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie over een bedrijfsgeheim.

De identiteit van een melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald, wordt niet buiten de organisatie van de werkgever bekendgemaakt zonder instemming van de melder. Door het doen van een melding stemt de melder in met het gebruik van zijn identiteit voor zover dat is vereist voor het onderzoek naar de melding en de eventuele opvolging daarvan, tenzij de melder op dat moment uitdrukkelijk aangeeft daarmee niet in te stemmen.

Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek naar de melding of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, wordt de melder daarvan zo veel mogelijk vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

6. Bescherming van de melder

De melder zal tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist was.

Onder benadeling wordt onder meer verstaan het nemen van een benadelende maatregel door de werkgever jegens de melder, zoals ontslag of schorsing (anders dan op eigen verzoek) of het opleggen van een boete (als bedoeld in artikel 7:650 BW).

7.  Publicatie van deze regeling

7.1 De werkgever zal deze regeling publiceren op haar intranet en op haar website.

Datum:             16 april 2024
Versie:                   2024_02