Inleiding
FSV Accountants + Adviseurs B.V. (FSV) hecht veel waarde aan een goede klokkenluidersregeling. Klachten zijn signalen die serieus genomen moeten worden. Zowel inhoudelijk als de wijze waarop daar procedureel mee omgegaan wordt.
Geuite klachten moeten zorgvuldig, vertrouwelijk en transparant worden afgehandeld. Om die reden is FSV dan ook van oordeel dat medewerkers, met inbegrip van directie, en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie de door hen opgemerkte (vermeende) onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling, de melder, kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van FSV.
(Vermeende) onregelmatigheid
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot FSV en/of haar medewerkers in verband met:
- een (dreigend) strafbaar feit;
- een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit;
- een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
- een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
- een (dreigende) overtreding van binnen FSV geldende (gedrags)regels;
- een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.
Melding
Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres van FSV, en dan met de omschrijving “strikt vertrouwelijk/persoonlijk” ter attentie van de vertrouwenspersoon.
Uiterlijk binnen zeven (7) werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging overhandigt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
Na uiterlijk vier (4) weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.
De melding en de verdere voortgang zullen schriftelijk worden vastgelegd.
Afhandeling melding
De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van FSV. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
De identiteit van de melder zal geheim blijven, tenzij de melder schriftelijk toestemming geeft voor bekendmaking.
Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van FSV een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.
De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.
De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.
Geheimhouding en bescherming
De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over en de verdere behandeling van de melding.
Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
De directie van FSV garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen FSV.
Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door FSV.
Zaltbommel, 14 januari 2022.
